出入りの業者さんから「御社に合う生産管理ソフトがあります」と提案を受けました。デモも見せてもらったのですが、正直なところ自社に合うかどうか判断できません。自分でもインターネットで他のソフトを調べて資料を何社か取り寄せたのですが、どれも良さそうに見えて、かえって分からなくなりました。製造業向けと書いてあっても、ウチのような多品種少量の加工業に本当に合うのかが不安です。そもそもウチの規模でパッケージソフトの導入が本当に必要なのか、大きな投資をしてそこまでやる意味があるのかも、正直よく分かりません。
ベンダーの提案内容やソフトの良し悪しを判断する前に、まず「自社が何をしたいのか」を整理することをお勧めします。何を実現したいかが明確になっていない状態でソフトを比較しても、判断基準がないまま機能の多さや価格で選ぶことになり、導入後に「思っていたのと違った」となりやすいからです。
詳しく解説します
このご相談は、実は非常に多いケースです。ベンダーから提案を受けたとき、あるいは自分でソフトを探し始めたとき、ほとんどの経営者が同じ壁にぶつかります。「どれも良さそうに見えるが、自社に合うかが分からない」。
なぜ判断できないのか
なぜこうなるかというと、ベンダーに相談した時点で、話がそのベンダーのソフトを前提に進んでしまうからです。これはベンダーが悪いわけではありません。「御社に最適なソフトは何ですか」と聞かれれば、どのベンダーも自社の製品が最適だと答えます。そうでなければ、何を提案すればいいか困ってしまいますから。
ベンダーの仕事は、お客さまの要求事項を満たすソフトウェアを実現することです。「その要求事項が本当に正しいかどうか」を整理するところまでは、ベンダーの役割ではありません。ここを整理しないまま導入してしまうと、あとから「合わない部分」が出てきます。
たとえば「会計ソフトが欲しい」とおっしゃる方がいます。しかし詳しくお話を伺うと、やりたいことは「製品別の原価を把握したい」「予算と実績を比較したい」ということだったりします。これは管理会計の領域であって、会計ソフト（財務会計）とは目的が違います。「会計ソフトを入れたい」ではなく、「どういう経緯でそう思ったのか」から整理しないと、自社に合った手段は選べないのです。
合わないソフトを導入するとどうなるか
合わない部分が出てくるとどうなるか。カスタマイズすれば合わせられますが、費用が跳ね上がります。カスタマイズが難しい場合は、業務の方をソフトに合わせることになります。「運用でカバー」という言い方をしますが、これは結局、現場の努力に頼るということです。今までのやり方を変えなければならないので、現場からは反発が出ます。お金をかけてシステムを入れたのに、使われないまま元のやり方に戻ってしまう――これが、最も避けたいパターンです。
実際に、ある製造業の会社では、ベンダーから「生産管理ができるソフトウェアです」と提案されて導入したところ、生産管理の機能はオプション扱いで、基本機能の事務管理のみの導入だった、ということがありました。極端な例ではありますが、根っこにある問題は同じです。自社がやりたいことと、ベンダーが提供する機能が本当に合っているかを、整理しないまま導入してしまっているのです。
また、「生産管理システムが古くなったから刷新したい」というご相談もよくいただきます。老朽化は確かに一つの理由です。ただ、昔の機能をそのまま新しいシステムに移植して、それでいいのか。業務プロセス自体がこの10年で変わっているのに、システムだけ新しくしても、投資に見合った効果は出にくいのです。背景をきちんと整理してから手段を選ばないと、費用対効果が合いません。
パッケージソフトが唯一の答えではない
「ウチの規模でそこまで必要なのか」という不安もよく伺います。実際、パッケージソフトの導入がすべての会社に必要なわけではありません。
業務の流れを整理して、Excelの使い方を見直すだけで十分な場合もあります。たとえば、見積計算書のレートの根拠を再計算し、ベタ打ちだった数値をマスターデータへの参照に切り替える。これだけでも見積もりの精度は大きく変わります。
センサーやバーコードで必要なデータだけを取る仕組みを小さく作って、効果を確かめてから次を考える、という進め方もあります。設備にセンサーを取り付けて稼働時間を自動計測する。バーコードで作業の開始・終了を記録する。こうした小さな仕組みであれば、パッケージソフトのような大きな投資は必要ありません。
パッケージソフトの導入は選択肢の一つであって、唯一の答えではありません。
まず何をすればいいか
大切なのは、手段を選ぶ前に「自社が何をしたいのか」を整理することです。まず、自社の業務の流れを整理する。受注から出荷まで、誰が・何を・どんな順番でやっているかを書き出す。そのうえで、「どこに困っているのか」「何が見えていないのか」「何ができるようになりたいのか」を明確にする。
これが整理できていれば、ベンダーの提案を受けたときに「この機能は自社に必要だ」「この機能は不要だ」と判断できます。複数のソフトを比較するときも、自社の要件に照らして評価できるようになります。
具体的な一歩として、まずは自社の業務フローを紙に書き出してみることをお勧めします。立派な図面である必要はありません。受注したらどうなるか、材料はどう手配するか、加工はどの順番で進むか、検査はどうしているか、出荷はどうか。この流れを書き出すだけでも、「どこで情報が途切れているか」「どこに手間がかかっているか」が見えてきます。
当社では、ベンダーに相談する前の段階――「そもそも何がしたいのか」を整理するところからご支援しています。業務の流れを可視化し、課題を整理したうえで、必要な機能や仕組みを明確にする。その結果、パッケージソフトが合うならベンダーに具体的に伝えられる状態を作りますし、小さく試して検証するほうが合うなら、そのやり方を一緒に考えます。
当社のコンサルタントは製造業で機械設計に携わっていた経験がありますので、製造工程に関する知見は豊富です。ソフトの選定で迷っている段階でも構いません。お気軽にご相談ください。
